Urzędy, do których obywatele będą składać dokumenty w postaci e-maili, muszą utworzyć internetowe skrzynki podawcze - odpowiedniki biur podawczych w e-administracji

Ustawa o informatyzacji reguluje zasady elektronicznego kontaktu obywateli z urzędami. Konkretyzować je mają rozporządzenia.

Jedno z nich, dotyczące doręczania pism, podań, wniosków do organów administracji, właśnie wchodzi w życie w sobotę. Jest to rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. nr 200, poz. 1651).

Do potwierdzania, że elektroniczne dokumenty dotarły do adresata, będą służyć urzędowe poświadczenia odbioru, czyli dane elektroniczne dołączone do dokumentu.

Dzięki nim możliwe będzie rozpoznanie wszystkich ewentualnych zmian dokonanych w nim bez wiedzy nadawcy.

Takie zabezpieczenie, a zarazem poświadczenie, czyli elektroniczna pieczątka, będzie określać nazwę instytucji publicznej, będącej adresatem, oraz datę i czas doręczenia dokumentu, a także datę i czas dokonania poświadczenia odbioru.

Urząd będzie przyjmował doręczane dokumenty w formie elektronicznej także na informatycznych nośnikach danych, czyli dyskietkach, płytach CD, które umożliwią zapisanie urzędowego poświadczenia odbioru.

Doręczenie za pośrednictwem elektronicznej skrzynki nadawczej będzie procesem. Najpierw nastąpi wprowadzenie odebranego dokumentu do systemu internetowego urzędu, potem system automatycznie wytworzy urzędowe poświadczenie odbioru, a następnie odeśle go nadawcy dokumentu.

Doręczenie dokumentu na dyskietce lub płycie wymagać będzie przegrania go do systemu urzędu, a potem wytworzenia i zapisania poświadczenia odbioru na tym samym nośniku danych, z którego dokument przeniesiono do systemu.

Doręczenia w trybie rozporządzenia staną się możliwe od 17 sierpnia 2006 r. Minie wtedy wyznaczony przez ustawę o podpisie elektronicznym czteroletni termin, w którym organy administracji publicznej mają obowiązek umożliwić wnoszenie podań i wniosków w postaci elektronicznej.