|
Od 3 sierpnia polscy przedsiębiorcy mogą wystawiać legalne
e-faktury. Tego dnia weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów w
sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.
Nowe przepisy regulują równocześnie dwie kwestie:
- sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie
elektronicznej
- oraz zasady przechowywania e-faktur oraz tryb ich udostępniania organom
podatkowym lub organom kontroli skarbowej
Dwie podstawowe czynności, czyli przesyłanie i przechowywanie e-faktur
rozumiane jest jako wystawianie oraz przesyłanie lub udostępnianie faktur
odbiorcy i przechowywanie ich przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń
do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z
wykorzystaniem technik:
- teletransmisji przewodowej
- teletransmisji radiowej
- technologii optycznych
- innych elektromagnetycznych środków
By e-fakturowanie doszło do skutku potrzebna jest wola wystawcy i zgoda
odbiorcy na taki sposób przesyłania dokumentów. Rozporządzenie stawia
jasne wymagania: faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej
jedynie wówczas, gdy odbiorca e-faktur wyrazi na to zgodę.
Zgoda powinna być wyrażona na piśmie lub w formie elektronicznej.
Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że
autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą
zagwarantowane :
- bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego
kwalifikowanego certyfikatu lub
- poprzez wymianę danych elektronicznych w standardzie EDI (Electronic
Data Interchange), jeżeli umowa pomiędzy jej stronami dotycząca tej
wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
pochodzenia i integralność danych.
Ale nie objedzie się bez papierka
W przypadku przesyłania dokumentów w standardzie EDI - wystawca faktury
będzie musiał sporządzić i przekazać odbiorcy zestawienie, w którym wykaże
wszystkie e-faktury z danego miesiąca. Dokument taki należy sporządzić w
formie papierowej i przesłać do odbiorcy e-faktur w terminie do 15 dnia
miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu.
Nie trzeba drukować zestawień dla odbiorców, którzy w danym miesiącu
otrzymali tylko jedną e-fakturę.
Zestawienie powinno zawierać następujące dane:
- imiona i nazwiska lub nazwy albo nazwy skrócone wystawcy i odbiorcy oraz
ich adresy
- numer identyfikacji podatkowej wystawcy i odbiorcy
a w odniesieniu do każdej przesłanej e-faktury:
- numer kolejny
- datę wystawienia (przesłania lub udostępnienia)
- kwotę należności ogółem
- kwotę podatku ogółem
- oznaczenie .korekta.. albo .duplikat.. . w przypadku, gdy przesłana
faktura była fakturą korygującą albo duplikatem faktury
Korekty i duplikaty faktur
Rozporządzenie wprowadza generalną zasadę - korekty i duplikaty należy
wystawiać w takiej samej formie w jakiej została wystawiona pierwotna
faktura.
Papierową korektę bądź duplikat do e-faktury można wystawić jedynie w
przypadku, gdy przeszkody formalne uniemożliwiają przesłanie dokumentu w
formie elektronicznej. Chodzi tutaj m.in. o sytuacje, w których odbiorca
cofa swoją zgodę na elektroniczne przesyłanie dokumentów.
Nie wolno przesyłać elektronicznych korekt oraz duplikatów do faktur
wystawionych wcześniej w formie papierowej!
Bezpieczne przechowywanie e-faktur
E-faktury powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w
formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób
gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak
również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.
Co do zasady, e-faktury powinny być przechowywane w Polsce, w sposób
umożliwiający organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, na ich
żądanie, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do przechowywanych
faktur.
Wysłane bądź otrzymane e-faktury można przechowywać na terytorium innego
państwa członkowskiego UE pod warunkiem uprzedniego poinformowania w
formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu
celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego o miejscu ich
przechowywania.
O wszelkich zmianach dotyczących miejsca przechowywania e-faktur należy
poinformować w formie pisemnej ww. organy - niezwłocznie, nie później
jednak niż w terminie 3 dni od zaistnienia zmiany.
Poinformuj o e-fakturach
Podatnicy, którzy już przed 1 stycznia 2006 r. zdecydują się
na elektroniczne przesyłanie faktur - obowiązani są do uprzedniego
zawiadomienia w formie pisemnej o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego
oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w
odniesieniu do podatnika tego podatku. Ten sam obowiązek ciąży również na
odbiorcach e-faktur.
Drogi interes
W rozporządzeniu znalazł się zapis, że faktury mogą być przesyłane w
formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i
integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem
elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego
certyfikatu.. Cały problem jednak w tym, że w Polsce certyfikaty
kwalifikowane mogą wystawiać jedynie cztery firmy: Signet należący do TP
Internet (spółka zależna TPSA), Sigillum własność Polskiej Wytwórni
Papierów Wartościowych, należąca do Unizeto S.A. spółka Certum oraz
Krajowa Izba Rozliczeniowa.
W związku z tym firmy, które zamierzają wykorzystywać podpis elektroniczny
muszą liczyć się ze sporymi wydatkami. Konieczny jest bowiem zakup
czytnika, kart kryptograficznych, oprogramowania do składania e-podpisu.
Wszystko to będzie kosztowało ok. 900 zł brutto oraz dodatkowo co roku 200
zł brutto za odnowienie certyfikatu.
|
